Que ce soit pour la rédaction d’un texte, pour sa mise en forme, pour sa correction ou pour son illustration, Word dispose de nombreuses fonctions. Celles-ci vous aident à créer un document à la fois irréprochable et original. Cet article vous livre quelques-unes d’entre elles.

Présentation du logiciel Word

Word est un logiciel de traitement de texte généré par Microsoft. Il permet de créer des rapports et des documents écrits. Ses nombreuses fonctionnalités facilitent la conception d’un document de qualité destiné à être lu en version numérique ou en version papier.

Saviez-vous que Word est le premier outil numérique de traitement de texte le plus prisé dans le monde professionnel. Ceci est dû au fait que ce logiciel de bureautique intervient dans de nombreux secteurs d’activité et au sein de différents services en entreprises : des ressources humaines à la comptabilité en passant par la communication pour l’envoi de publipostage.

Sommaire sur Word : comment faire ?

Le sommaire se crée généralement à partir des titres présents dans votre document. C’est pourquoi il est important de commencer par la mise en forme de votre texte en adoptant des styles de titres spécifiques. Vous pouvez retrouver ceux-ci dans la rubrique “Accueil”. Des styles préétablis y sont disponibles. Toutefois, vous pouvez aussi personnaliser vos titres. Pour cela, il vous suffit de : 

• sélectionner le texte ;
• le mettre en forme ;
• faire un clic droit dans l’onglet Accueil au niveau du style de titre souhaité ;
• cliquer sur “mettre à jour titre X pour correspondre à la sélection”.

Une fois la mise en forme de tous vos titres réalisée, rendez-vous sur la page où vous souhaitez voir apparaître le sommaire. Allez dans “Références” sur la barre de fonctions, optez pour “table des matières” et cliquez sur le style de présentation qui vous convient. Cela fera apparaître le sommaire sur la page de votre choix avec les numéros de page qui correspondent à chaque titre.

Lors de la modification d’un titre du document, vous devez aussi mettre à jour votre sommaire. Pour cela, un clic droit sur l’emplacement du sommaire, sur l’emplacement du sommaire suffit pour choisir l’option “mettre à jour les champs”. Vous pouvez aussi vous rendre dans l’onglet “Référence” pour choisir l’option “Mettre à jour la table”. Vous aurez deux choix disponibles : 

• mettre à jour l’ensemble du sommaire ;
• mettre à jour les numéros de page

Guide pour convertir un fichier Word en PDF

Pour des raisons pratiques associées à l’affichage ou au partage d’un document texte, il se peut que vous ayez besoin de créer un fichier sous format PDF à partir d’un texte que vous avez rédigé sur Word. Deux solutions s’offrent à vous pour cela :

• vous pouvez passer à l’enregistrement du document sous PDF en cliquant sur “fichier”, puis sur “enregistrer sous”, changer le titre et le type du document en sélectionnant PDF et passer à l’enregistrement ;
• vous pouvez utiliser un convertisseur tiers comme ilovepdf ou smallpdf.

Comment protéger votre fichier Word ?

Avec Word, vous avez la possibilité de générer un code secret pour limiter l’accès à vos documents. La procédure est simple. Elle est déjà intégrée au logiciel. Suivez les étapes suivantes si vous souhaitez protéger votre document Word :

• ouvrez d’abord le document à protéger ;
• allez ensuite dans l’onglet “fichier”, puis “informations”, ensuite “protéger le document” ;
• cliquez sur l’option “chiffrer avec mot de passe” ;
• saisissez le mot de passe et validez.

Quelques techniques avancées à prendre en compte sur Word 

Les techniques avancées sont également indispensables. Elles s’adressent principalement aux utilisateurs courants de Word. En effet, vous pourriez en avoir besoin si vous sentez que vous êtes bloqué lorsque vous utilisez Word. Zoom sur ces techniques avancées !

Réalisation de publipostage sur Word

Dans le cas où vous utilisez Word pour la mise en forme de vos lettres, le publipostage est ce dont vous avez besoin. Cette fonctionnalité enregistre les mises en forme de lettres, d’enveloppes et d’étiquettes pour que vous puissiez les réutiliser à l’avenir. Lors de la création de votre lettre, vous pouvez sélectionner les destinataires dans une liste de contacts issue d’Excel.

Importation de contenus provenant d’Excel

Pour compléter la fonction publipostage, la fonction import depuis Excel sert essentiellement à importer une liste de contacts depuis le tableur de Microsoft. Elle est très utile si vous avez besoin de procéder à une large diffusion d’informations.

Créez une base de données sur votre Excel et un document texte avec des zones vides. Ensuite, à partir de votre Word, procédez à la fusion des deux documents pour que les éléments du fichier tableur puissent automatiquement s’intégrer dans Word.

Utilisation du mode révision de Word

Le mode révision de Word est indispensable si vous travaillez de manière collaborative sur Microsoft Word. Il intègre les éléments suivants : 

• la vérification de l’orthographe et de la grammaire ;
• la fonction de traduction du texte ;
• la vérification de l’accessibilité du document pour les personnes handicapées, etc.

Grâce à ce mode, une personne tierce peut ajouter des modifications au texte pour qu’elles soient remarquées par rapport à la version originale. 

L’ajout de notes et de références en bas de page

Quand vous citez des sources et faites référence à des auteurs, l’onglet “références” est très utile. Il évite d’avoir à parcourir le texte en entier pour l’ajout de toutes les références. Allez dans le volet “références” pour bien organiser vos notes et vos références à placer en bas de page.